A pénzügy kijelöli a rendelés tételeit, és kiállítja a díjbekérőt, az előleget vagy a számlát. A rendszer elküldi az online számlázónak, figyeli a bejövő utalásokat, és párosítási javaslatot tesz – a jóváhagyás a pénzügyé.
Tételenként és mennyiségenként látszik, mi van kiszámlázva, 40 darabból 30 is számlázható.
Amint az előlegek elérik a rendelés nettó értékét, elkészül a végszámla ÁFA-kulcsonkénti levonó sorokkal.
A rendszer pontozott párosítási javaslatot tesz, a pénzügy jóváhagyja, és a fizetés visszaíródik a számlára és a rendelésre.
A számlázó kolléga kijelöl egy vagy több rendelést azonos vevővel és devizával, majd tételenként megadja a mennyiséget. A teljesítés dátuma és a fizetési határidő magától kitöltődik.
E-számla kapcsoló, vevői e-mail letöltési linkkel, TIG-link és igény szerint jóváhagyás Teamsben vagy e-mailben. Kiállítás után a mezők zárolódnak, a PDF a SharePointra kerül, a vevő saját sablonú e-mailt kap.
A teljesítésigazolás (TIG) a rendelésről vagy a beszerzésről készül Word-sablonból PDF-be, aláírásra, részmennyiséggel is. A számla egy vagy több TIG-ből indul, és a kettő össze van kötve.
A bejövő számla az online számlázóból vagy PDF-ből érkezik, duplikáció-szűréssel. Az AI kiolvassa a fejadatokat és a tételsorokat, a szállítót adószám alapján felismeri vagy létrehozza; a könyvelés ellenőrzi.
A banki tételekhez százalékos párosítási javaslat jön, pontokból számolva: bizonylatszám a közleményben +45, egyező bankszámla +35, partnernév +15–25, egyező összeg +35. 80 %-tól előre bepipál, a jóváhagyás a pénzügyé.
Az AI javaslatot tesz a banki párosításra és a szállítói számla soraira, és előkészíti a fizetési emlékeztetőt a lejárt számlákhoz. A pénzügy jóváhagyása nélkül semmi nem megy ki és semmi nem könyvelődik.